如何运用金字塔原理清晰的表达？

    本文作者是星邺汇捷项目管理研修班刘壮，文章从三方面展开讨论如何运用金字塔原理为表达赋能：

    1）为什么需要金字塔原理？

    2）向内输入时如何运用金字塔原理？

    3）向外输出时如何运用金字塔原理？

    在项目经理的日常工作中，需求的理解与传达、项目汇报等是不可避免且重要的工作，主要包括语言沟通和文字演示两方面，但往往很多人说不清楚、讲不明白。

    例如向老板汇报广告投放市场调研:

    小A是这样汇报的：

    “报告老板，我今天去找了那家报社，他们陈经理态度很不好，好像不想继续跟我们合作的样子；我还找了另外一家报社，他们的价格比较低，然后提供的服务也差不多，小李建议投放到原来那家报社，因为之前合作过，财务建议投放到另外那家报社，因为价格低，我也不知道现在怎么办？老板，您说该怎么办？”

    小B是这样汇报的：

    “报告老板，关于投放广告的事情，今天我调研了两家报社，现有两个方案想请您定夺： 第一、之前合作的报社，优点是之前合作过不用磨合，缺点是对接人态度很不友好； 第二、另外一家报社，优点是价格低，能节约三分之一的成本，缺点是没有合作过，不知双方配合是否有问题。 这就是我目前了解到的情况，请您定夺！”

    如果你是老板，听完谁的汇报能快速做出决断？

    大家可能也遇到过下面这些困惑：

    —— 同样一个需求，有的人一天之内就能庖丁解牛，输出解决方案，一切井然有序。你用了一个星期反复沟通修改，还没什么有效输出；

    —— 同样一件事情，有的人三句话就能说清楚，而你可能说了30分钟也说不到核心；

    —— 同样是做汇报，有的人用5页PPT就能说服对方，而你洋洋洒洒写了三十多页，还被人家反问：你到底想表达什么；

    你也许觉得是自己不够聪明，表达能力有问题，或者写作能力不行。

其实，这些问题最根本的原因在于没有形成高效处理信息的结构化思维

，信息不成体系导致反应迟缓、表达混乱。

    结构化思维的核心就是金字塔原理，当我们面对一个明确的目标或问题时，可以用“先总后分”的方式，先看问题的关键部分，然后往下逐层细分，而非一上来就过分拘泥于细节。

    如果把这种方法具象成一张图，就是一个上小下大的金字塔结构。

    利用金字塔结构能让我们的表达结构化，表达结构化的本质就是让语言或文字内容从无序到有序的过程，先化繁为简、把握本质、结论先行，然后展开论证、有理有据、条理清晰的表达出来。

    有效输入是清晰表达的前提。现实工作中，我们常常被动接受大量复杂的信息，比如项目经理有时会接到表达模糊不清的需求，或聆听团队成员逻辑混乱的工作汇报，此时就需要将接收到的信息识别成结论、理由和事实三个部分。如果这三个部分不完备，那你就要警惕这个信息是否可信了。

    假设信息中的结论、理由和事实都有，那如何找出它们呢？

    首先，可以通过以下三个方法来明确对方表达的结论：

    1）注意表示结论的提示词，例如：因此、所以、由此可见等

    2）关注信息的开头和结尾

    3）实时沟通的话可以追问“所以呢？”或“结论是？”来让对方快速输出结论

    其次，可以通过对方话语中“原因是”“鉴于”“第一、第二、第三”“因为”等提示词，来找出支撑结论的理由。

    最后，找出客观的数据和不带感情色彩的事例，来支撑前面的结论和理由。并且事实和理由、理由和结论之间要有证明和被证明的逻辑关系，这个信息链才是完整可靠的。

    利用好这个结论、理由、事实的金字塔结构，可以帮我们准确的抓住事物的核心，有效识别筛选信息，并判断信息的可靠性。

    有人会说：为什么我自己想得很清楚，可别人不懂我在表达什么？

    先看一个向领导汇报新产品进展情况的案例，汇报人是这样说的：

    “这个产品的搜索指数是排在前几名的，尤其是前期的宣传费用分配很合理，官网的点击量也非常大。目前市面上的激活码特别抢手，上线活动的运营方案准备得也很充分。总之，我认为这个产品将非常成功，现在媒体报道也非常多，我建议加大研发力度。而且经过对测试用户的测试，用户留存率也很高。另外，这款产品的代言人是‘xx’，流量转化非常高。”

    乱吗？乱就对了！好像每句话都没毛病，但就是不知道对方到底想表达什么.

    原因很简单，因为这种表达没有结构。

    那如何让隐性的结构化思维变成显性的结构化表达呢？

    只需运用如下清晰表达四原则：

    1）结论先行      2）以上统下

    3）归类分组      4）逻辑递进

    实际上，我们说不知道你想表达什么，意思是不知道你的结论是什么。如果没有在一开始就把结论亮出来，就需要在听的过程中时时进行判断或总结，但要在一大堆琐碎且没规律的细节中得出结论谈何容易，记都记不住，更别说理解了。

    其实上述汇报信息都是有规律可循的，结合清晰表达四原则重新汇报如下：

    “我认为这个产品将非常成功，可以继续加大研发力度。原因有三点：

    第一，在销售方面，用户数据非常乐观。比如：用户有效产品激活码为3万多个、测试用户的留存率为80%。

    第二，在营销方面，市场热度非常高，由于前期投入了足够的宣传费用，还请了xx明星代言，所以我们的产品搜索指数在近一周内一直排在前五名，吸引了30多家媒体的报道。

    第三，在运营方面，上线的活动方案已做好充分的准备，只差执行了。”

    最后还可以再强调一下结论：“所以我们一定要加大研发力度，帮咱们这个产品获得更大的成功！”

    像这样结论先行、归类分组后再表达就清晰多了，因为人的大脑一次性接收信息的量有限，如果不进行归类分组，很难被理解和记忆。

    这里介绍《金字塔原理》中一个通用的分类法则：MECE法则，即相互独立，完全穷尽，各要素之间要保证不能交叉，不能遗漏。利用MECE法则来分析拆解任务不仅可以将全部信息归类整理，还可以判断信息要素是否分解彻底，拓展思路。

    MECE的5种分类方法包括：

    1）二分法：即把信息分成A和非A，例如：国内和国外、未婚和已婚。

    2）流程法：即按照事情发展的时间、流程、顺序等将信息分类，例如：实现目标的3个阶段、解决问题的6个步骤，适用于项目阶段性汇报等场景。

    3）公式法：按照公式包含的要素去分类，前提是公式成立。例如：销售额=单价x数量，就是把销售额拆解成了单价和数量。

    4）要素法：罗列事物各方面特征或组成部分，可以从上到下、从整体到局部、从内到外等，例如：公司组织架构、优秀员工的6种品质。

    5）矩阵法：将信息填到2x2矩阵的4个象限中，例如：安排工作优先级时可分为：1）重要且紧急（优先处理）、2）重要不紧急（未雨绸缪/按计划做）、3）不重要但紧急（尽量减少/有选择的做）、4）不重要也不紧急（避免发生/合适的时候做）。

    综上可见，金字塔原理的核心就是拆解和分类。

    纵向上：自上而下，先重要后次要，先整体后细节，先结论后原因，先结果后过程，思路清晰，层次分明。

    横向上：将理由和事实进行分类和排序，便于受众理解和记忆。

    项目经理经常需要做项目汇报和需求传达：

    —— 向上要告诉领导：我们准备做什么，需要什么资源支持；我们做了什么，取得了哪些成果

    —— 向下要告诉成员：我们准备做什么、为什么做、怎么做

    所以我们要通过刻意练习，将金字塔原理融入日常工作中，运用好清晰表达四原则，做到“想清楚，说明白，知道说什么、怎么说”，将信息传递效率最大化！

    推荐学习：《金字塔原理》巴巴拉·明托 《有效训练你的结构化思维》李忠秋